0216 593 24 61 •

Etik İlkeler

Etik İlkeler

1.Amaç Ve Kapsam

Bu yönetmelik, Alkim Şirketler Grubunu personelinin şirket çıkarlarına en uygun şekilde davranmasını ve şirket değerleri, sorumlulukları ve önceliklerine göre belirlenen etik kurallara eksiksiz uymasını sağlamak amacıyla hazırlanmıştır. Etik Yönetmeliği tüm Alkim Şirketler Grubu çalışanlarını kapsamaktadır.

2. Uygulama

2.1.Genel

Etik kurallar doğruluk ve dürüstlük ölçüleri olup, ahlaki açıdan bakıldığında, bireysel ve sosyal ilişkilerin temelini oluşturur. Bu kurallar her bir çalışan için, işini yaparken nelere dikkat edeceğini, nasıl yapacağını, müşteriler ve tedarikçiler ile nasıl çalışılacağını ve birbirleri ile nasıl bir etkileşim içinde olacakları hakkındaki beklentileri düzenler.

Alkim & Afa kendi etki alanı içinde insan hakları, çalışma standartları ve yolsuzlukla mücadele alanlarında uluslararası geçerliliğe sahip temel ilkeleri benimser ve destekler.

Etik ilkelere uymayan davranışların gözlemlenmesi ya da bu davranışlara maruz kalınması durumunda, çalışan; bu durumu bir üst yöneticisine ve İnsan Kaynakları birimine bildirmelidir.

3. Etik İlkeler

3.2. Zaman ve Kaynak Kullanımı

3.2.1. Kaynakların Kullanımı

Alkim & Afa kaynağı, şirketin mülkiyetinde olan ve/veya şirketin sorumluluğuna geçici süre ile teslim edilmiş olan tüm varlıklar anlamına gelmektedir.

Şirket kaynakları;

1) Şirkete ait tüm bilgi, belge ve dökümanlar

2) İkram, mutfak malzemeleri, kırtasiye, promosyon, temizlik, bilgi işlem sarf malzemeleri, idari işler onarım malzemeleri

3) Masa üstü bilgisayar, dizüstü bilgisayar, cep telefonu, cep telefonu hattı, telefon, faks vb iletişim cihazları, tarayıcı, fotoğraf makinesi, taşınabilir bellek, kart okuyucu, yazıcı, fotokopi makinesi vb ofis malzemeleri.

4) Özel aletler, test cihazları, yedek parçalar, garanti parçaları, hurda, iade parçalar, lastik, yakıt, teneke, bidon, varil, şişe her türlü sarf malzeme.

Yukarıdaki maddelerde sayılanlar dışında şirket aktifine kayıtlı veya şirkete emanete bırakılmış her türlü varlıklar

• Şirket adına yapılacak kaynak kullanımlarında, şirket çıkarları dikkate alınır. Şirket çıkarı olmaksızın her ne isim altında ve her ne kim adına ve yararına olursa olsun şirket varlıkları, olanakları ve çalışanları şirket dışında kullanılamaz. "Her konuda tasarruf" ilkesi tüm çalışanlar tarafından ve üst'ün ast'a örnek olacağı bir şekilde uygulanır.

• Çalışanlar her türlü şirket kaynağının amacına ve prosedürlere uygun kullanılmasından ve aynı zamanda bu kaynakların korunmasından sorumludur. Şirket kaynaklarının kullanımında herhangi bir ihmal, hasar veya olumsuzluğun gözlemlenmesi halinde, her çalışan yöneticisine bilgi vermekle yükümlüdür.

3.2.2. Zamanın Kullanımı

• Çalışma saatleri içinde iş dışı ziyaretçi kabul edilmemesi esastır. Şirket çalışanları zorunlu ziyaretçiler için görüşmelerini ziyaret konusu ile bağlantılı olarak ve iş akışını engellemeyecek şekilde makul bir sürede tamamlamak zorundadırlar.

• Şirket dışındaki görevlerde de (pazarlama aktiviteleri, müşteri ziyaretleri, üçüncü şahıslara ve resmi kurumlara yapılan ziyaretler, satınalma, hizmeti, iş veya eğitim seyahati, toplantılar vb) zaman kullanımında aynı hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir.

• Çalışanlar zorla fazla mesaiye bıraktırılamaz, fabrikada tutulamaz.

3.2.3. Yasa, Yönetmelik ve Kurallara Uygunluk

Alkim & Afa ve çalışanları yasalara saygılı davranır. Yürürlükteki bütün yasa ve yönetmeliklerin uygulanmasından taviz verilemez. Ayrıca, çalışanlar şirket içi kural ve yönetmeliklere gereken biçimde uymalıdırlar.

Çalışanlarımız yasal hakları konusunda istedikleri bilgilendirmeleri İnsan Kaynakları Birimi’nden istedikleri zaman alabilmektedirler.

3.2.4. Çıkar Çatışması

Çıkar çatışması, bir çalışanın ya da üçüncü bir tarafın kişisel çıkarları ile Alkim & Afa’ nın çıkarları çatıştığında oluşur.

Çalışanlar çıkar çatışması oluşturacak durumlardan mümkün olduğunca kaçınmalıdırlar.

Eğer bir çıkar çatışması oluşmuşsa ya da bir çalışan çıkar çatışması oluşturma ihtimali olan bir durumla karşılaşmışsa, çalışan bu durumu, âdil ve şeffaf bir çözüme ulaşmak için, yöneticisi ve/veya İnsan Kaynakları Birimi ile paylaşmalıdır.

3.2.5. Şirket Dışı Yöneticilik / Ortaklık

Çalışanın, Alkim & Afa’ da ki sorumlulukları ile çatışacak, Alkim & Afa’ nın itibarını zedeleyecek ya da başka bir şekilde Alkim & Afa’ nın çıkarları ile çatışacak şirket dışı uğraş ve faaliyetlerden kaçınması gerekir.

Çalışanlar bir faaliyetin uygunluğu konusunda şüpheye düştüğünde İnsan Kaynakları Birimi ile temasa geçmelidirler.

Aşağıdaki pozisyonlar ya da faaliyetler sadece Genel Müdür’den önceden izin alınarak kabul edilebilir ya da gerçekleştirilebilir.

Yönetim Kurulu Üyeliği, Yönetici, Çalışan, Ortak, Danışman

Alkim & Afa’ nın çıkarları ya da kişinin sorumlulukları ile çatışacak bir pozisyon ya da aktivite için izin verilmeyecektir.

Şirket tarafından talep edilen bir pozisyon ya da aktivite değilse çalışanlar şirket dışı aktivitelerini kendi boş zamanlarında, riskleri kendilerine ait olmak üzere ve kendi maddi imkânları ile yapmalıdırlar.

3.2.6. Çocuk İşçi

Alkim & Afa ‘da çocuk işçi istihdamı söz konusu olamaz.

3.2.7. Aile, Akraba ve Çalışan İlişkileri

Çalışanların yakın aile fertleri ve eşlerinin, çalışan ya da danışman olarak işe alınmaları, bu kararın, kişilerin vasıf, performans, yetkinlik ve deneyimlerine dayanılarak verilmesi ve çalışan ile yakını arasında herhangi bir raporlama ilişkisinin olmaması şartlarına bağlıdır.

Bu âdil istihdam ilkeleri, ücretlendirme, terfi ve transfer gibi istihdamın her alanına ve akrabalık ilişkisinin, çalışanın işe girmesinden sonra doğduğu hallerde de uygulanır.

Niteliklerinin diğer adaylarla eşit olması şartıyla, çalışanların çocuklarına staj, eğitim dönemi, tatil işi ve benzeri kısa süreli işe alımlarda öncelik verilebilir.

Aile, Akraba ve Çalışan İlişkilerindeki uygulamalar;

• Çalışanlar arasında kurulan ilişki, bir iş ilişkisidir. Çalışanın tanıdık ve akraba olması çalışanın hitap ve davranış şeklini değiştirmez.

• Çalışanlar iş ortamında, iş arkadaşlığı sınırını aşan davranışlarda bulunmaz.

• Eş ya da akrabaların ast-üst ilişkisi içinde çalışması veya aynı departmanda çalışması üst yönetim onayına bağlıdır.

• Çalışanlar, mesai arkadaşları tarafından hoş karşılanmayacak herhangi bir davranışta bulunamaz (saygısızlık, alay, aşağılamak, taciz vb).

• Çalışanlar arası ayrımcılık yapılmaz (dış görünüş, bedensel engel, din, cinsiyet, dil, ırk vb.).

• Çalışanlar kendi aralarındaki görüşmelerde politika, din, ırk gibi kişiye özel konularda propaganda yapmamalı ya da karşı tarafın görüşünü etkilemeye yönelik baskı yapmamalıdır. Çalışanlar mesai arkadaşlarından, siyasi bir faaliyet içinde bulunmasını veya bir partiye üye olmasını isteyemez.

• Çalışanlar şirket içerisinde silah, kesici, delici alet, çakı ve benzeri tehlikeli aletler bulunduramaz.

• Şirket içerisinde şiddet içerikli davranış ve/veya saldırgan tutum ve/veya tehditkâr konuşma ve davranış biçimleri kabul edilemez. Bu durumlarda ilgili yöneticiye bilgi verilir.

• Çalışanlar; mesai arkadaşları, müşteriler ve şirket ile ilgili kurumlara ilişkin kanıtlanamayacak beyanlarda bulunmaz ve/veya dedikodu yapmaz.

• Şirket sınırları içerisinde kumar ve bahis oynanmaz.

• Şirkete alkol ve keyif verici madde tesiri altında gelinmez. Şirket içerisinde bu maddeler kullanılmaz.

3.2.8. Müşteriler / Taşeronlar, Tedarikçi Firmalar ve Şirketin Ticari İlişki İçerisinde Bulunduğu Diğer Firma ve Kişilerle İlişkiler

• Alkim & Afa ile iş ilişkisi bulunan tüm müşteri, tedarikçi, taşeron ve diğer kaynaklar ile kişisel ilişkiler iş prensipleri dışında olmaması esastır.

• Kişisel ilişkilerin kullanılarak hiçbir tarafa avantaj sağlanması kabul edilebilir bir durum olarak değerlendirilmeyecektir.

• Şirket müşterileri/taşeronları/tedarikçi firmaları ve şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer firma ve kişilerle özel iş ilişkisine girilemez, kişisel amaçlı borç para/mal alınamaz ve müşteriye/taşerona/tedarikçi firmalara ve şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer firma ve kişilere ödünç para/mal verilemez.

• Bunun dışında şahsı adına; müşteriden/taşerondan/tedarikçi firma ve şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer firma ve kişilerden değerinin çok altında ya da hiç bedel ödenmeksizin kişisel mal ya da hizmet satın alınması çıkar temini olarak değerlendirilir ve disiplin yönetmeliği kapsamında dikkate alınır.

Müşteri İlişkilerindeki Uygulamalar;

• Müşteri memnuniyetini sağlamak, görev alanında olmasa dahi, tüm çalışanların birinci önceliğidir. Müşteri memnuniyetsizliğine yol açan konular öncelikli olarak ele alınır.

• Müşteri şikayetlerinin en kısa sürede çözülmesi için azami gayret gösterilir. Çalışan, şikayetleri kendi görev alanı içinde çözemediği takdirde yöneticisine bilgi verir.

• Müşteri lehine bile olsa, müşteri bilgisi ve onayı olmaksızın bir işlem yapılamaz.

• Şirket lehine olsa bile, müşteriye eksik ya da yanlış bilgi verilmez.

• Müşteri ile ilgili herhangi bir işlemde yapılan hata saklanmaz. Yöneticiye bilgi verilerek çözüm aranır. Hata ile ilgili müşteriye de bilgi verilir.

• Müşterinin kişisel bilgileri (iletişim bilgileri, medeni durumu, mesleği, eğitim durumu vb.) müşterinin onayı olmadan ikinci bir şahsa ya da firmaya verilemez (resmi kurumların yazılı talepleri hariç).

• Müşteri ile kurulan ilişki, bir firma-müşteri ilişkisidir. Müşterinin tanıdık, eş, akraba veya sürekli bir müşteri olması, çalışanın davranış şeklini değiştirmez.

• Müşteri tarafından hoş karşılanmayacak herhangi bir davranışta bulunulmaz (saygısızlık, alay, aşağılamak, taciz, ısrar vb.). Müşteri ile yaşanabilecek herhangi bir olumsuz durum karşısında çalışan, müşteri ile tartışmaya girmeden konu ile ilgili yöneticisine bilgi verir.

• Müşteriye ayrımcılık yapılmaz (dış görünüş, bedensel engel, din, dil, ırk, cinsiyet vb.).

• Müşteri ile yapılan görüşmelerde politika, din, ırk gibi kişiye özel konularda yorum yapılmaz, görüş bildirilmez.

• Müşteriden tahsilatı iş kuralları gereği belirlenen birimler yapar. Hiçbir çalışan, müşteriden para veya kıymetli evrak alamaz.

• Çalışanlar; müşteri adına herhangi bir ödeme yapamaz.

3.2.9. Rüşvet ve Yolsuzluk

Çalışanlar; üçüncü kişiden, işle ilgili/ilgisiz avantaj sağlamak amacıyla, doğrudan/dolaylı, hiçbir kişisel, finansal veya başka bir avantaj teklif etmeyecek ve söz vermeyeceklerdir. Ayrıca, çalışanlar bir üçüncü tarafa ayrıcalıklı muamele gösterme karşılığında benzer bir avantajı kabul etmemelidirler. Bu tarz davranışta bulunduklarına dair şüphe ve izlenim uyandıracak faaliyet ve davranışlardan da kaçınmalıdırlar.

Çalışanlar karşı tarafın kararını etkilemek için karşı tarafa menfaat sağlamanın ya da sağlamayı teklif etmenin, kanuni cezai yaptırımlarla da sonuçlanabileceğini bilmelidirler. Uygunsuz menfaat, yakınlar için istihdam ve danışmanlık sözleşmesi gibi, menfaati alan taraf için değeri olan her şeyi bu kapsamda değerlendirilir.

3.2.10. Hediye, Davet, Yardım ve Bağış Kabul Etmek

Çalışanlar iltimaslar elde etmek suretiyle etki altına girmemeli ve başkalarını da iltimas sağlayarak etkilemeye çalışmamalıdırlar. Çalışanlar sadece uygun koşullarda yemek ya da sembolik hediyeleri kabul edebilirler ve eğer iş ilişkisini uygunsuz bir şekilde etkileme sonucu doğuracaksa, hediye, yemek ya da eğlence tekliflerini kabul etmemeli ve bunları teklif etmemelidirler.

Yukarıdaki durumu değerlendirirken, çalışanlar kendi çalıştıkları şirkette uygulanan ilkeleri göz önünde bulundurmalıdırlar. Çalışanlar şüpheye düştüklerinde yöneticilerine ya da İnsan Kaynakları’na danışmalıdırlar.

Hiçbir çalışan aşağıdakilerden birini değeri ne olursa olsun bir üçüncü tarafa teklif edemez ya da bir üçüncü taraftan kabul edemez;

Nakit, borç, komisyon ve benzer parasal avantajlar.

• Şirket çalışanları, müşterilerden/taşeron/tedarikçi firmalar ve şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer firma ve kişilerden hediye talep edemez, imada bulunamaz; şirketi yükümlülük altına sokacak hiçbir hediye, para, çek, mülk, bedava tatil, özel indirimler kabul edemez (Yılbaşlarında alınan kırtasiye malzemesi, kitap, ajanda, çiçek, çikolata gibi hediyeler bu kapsam dışındadır. Bu durumdaki hediyelerin değeri 100 TL’ yi geçemez.).

• Nezaket sınırları ile mecburen kabul edilmesi gereken herhangi bir hediye varsa bu hediye İnsan Kaynakları birimine teslim edilir. İnsan Kaynakları hediye ile ilgili nihayi kararı verir.

• Şirket ile iş ilişkisi olan hiçbir kişi veya kuruluştan kişisel yardım, bağış kabul edilemez.

3.2.11. Ayrımcılık ve Taciz

Alkim & Afa bütün çalışanlarının kişisel itibarına, mahremiyetine ve kişisel haklarına saygı duyar ve işyerini, ayrımcılık ve tacizin olmadığı bir yer olarak tutmakta kararlıdır. Bu nedenle çalışanlar köken, milliyet, din, ırk, cinsiyet, yaş ya da cinsel tercih nedeni ile ayrımcılık yapamaz veya yukarıdakilere dayanarak ya da başka herhangi bir sebeple hiçbir şekilde bir fiziksel ya da sözel tacizde bulunamazlar.

Bu ilkelerin uygulanmadığı bir işyerinde çalıştıklarını hissedenlerin, durumu İnsan Kaynakları birimi ile görüşmeleri teşvik edilir.

3.2.12. Gizli Bilgi

Gizli bilgi henüz kamuyla paylaşılmamış ya da hiç paylaşılmayacak bilgileri içerir.

Gizli bilgi, ticari sırları, iş, pazarlama ya da servis planları, müşteri bilgisi, mühendislik ve üretim fikirleri, ürün reçeteleri, tasarımlar, veri tabanı, kayıtlar, ücret bilgileri ve diğer yayınlanmamış finansal ya da başka bilgileri kapsar.

Yasalar ya da üst yönetim tarafından talep edilmedikçe çalışanlar gizli bilgileri açığa çıkaramaz ya da açığa çıkmasına izin veremez. Bu yükümlülük, çalışanın Şirket tarafından istihdamının sona ermesinden sonra da devam eder.

Çalışanlar gizli bilgilerin istemeyerek açığa çıkmasına yol açmamak için gizli bilgilerin saklanması ya da iletilmesi esnasında hassas davranmalıdırlar.

Alkim & Afa üçüncü tarafların kendi gizli bilgilerini koruma hakkına saygılıdır ve çalışanlar önceki iş yerlerinde edindikleri gizli bilgileri de korumalıdırlar.

Kimliğinizi belirtin ya da belirtmeyin, tüm sorgulamalar gizli bir şekilde ele alınır ve kapatma işlemi ilgili müdürlerin ve şikâyet sahibinin araştırma sürecinin sonucunu olabildiğince bilmelerini sağlar. Bu bağlamda kimse bir başka olay ve/veya kişi ile kıyaslanamaz ve buna göre değerlendirme yapılamaz.

3.2.13. Etik Komitesi

Yönetim Kurulu Başkanına bağlı olarak İnsan Kaynakları Müdürlüğü başta olmak üzere izleme ve diğer denetim koordinasyonuna dahil olmak üzere Genel Müdür’ ün uygun göreceği personel etik komiteye katılır.

3.2.14. Halkla İlişkiler

Herhangi bir yayın kuruluşuna demeç vermek, mülakat yapmak, seminer, konferans vb. yerlere konuşmacı olarak katılmak ve karşılığında ücret alınıp alınmayacağını belirlemek şirket Üst Yönetimi'nin onayına bağlıdır. Bunun dışında hiçbir şekilde bu faaliyetlerden kişisel kazanç elde edilemez.

3.2.15. Dernek, Kulüp, Siyasi Parti İle İlişkiler

• Şirket çalışanı, kendi maddi olanaklarını kullanarak dahi olsa politik faaliyetlere şirket adına maddi yardımda bulunamaz ve mesleki ve sektörel dernekler, kulüpler hariç şirket adına faaliyetlere katılamaz. Görev süresi içinde herhangi bir politik partide aktif olarak faaliyet gösteremez.

• Herhangi bir kurumda, dernekte, kulüpte veya siyasi partide şirket faaliyetlerini etkileyecek veya işyerinde bu konularla ilgili çalışma atmosferini bozacak şekilde faaliyet gösteremez. Yöneticiler çalışanlarından, siyasi bir faaliyette bulunmasını veya bir partiye, derneğe, kuruma ve kulübe üye olmasını isteyemez.

• Şirket çalışanları, şirket dışında üçüncü şahıslara şahsi olarak maddi veya manevi yardım edebilir, bağış yapabilir, yardım derneklerinde görev alabilir. Yapılan bağışlarda Şirket adını kullanamaz.

3.2.16. Dolandırıcılık, Şirket Varlıklarının Korunması, Muhasebe

Çalışanlar hiçbir şekilde Alkim & Afa’ nin ya da üçüncü bir tarafın malı, varlıkları, finansal raporları ve hesaplarıyla bağlantılı bir hile/dolandırıcılık faaliyetine karışmamalıdırlar. Bu durum tespit edildiğinde Alkim & Afa kanuna uygun hareket eder.

Alkim & Afa’ nın finansal kayıtları şirketin işini yönetebilmesi ve paydaşlarına yönelik sorumluluklarını yerine getirebilmesi için temel teşkil eder. Bu nedenle, bütün finansal kayıtlar düzgün ve muhasebe standartlarına uygun olmalıdır.

Bütün çalışanlar Alkim & Afa’ nın varlıklarını kayıp, zarar, kötüye kullanma, hırsızlık, hile, zimmete geçirme ve tahribata uğramaktan korumaya çalışmalıdırlar. Bu yükümlülük, Alkim & Afa’ ya ait bilgiler ve bilgi sistemleri de dahil olmak üzere bütün maddi ve manevi varlıkları içerir.

Yürürlükteki yasaların izin verdiği çerçevede şirket, varlıklarının çalışanları tarafından nasıl kullanıldığını takip ve denetleme hakkına sahiptir. Buna şirket şebekesinde tutulan elektronik postaların, bilgi, veri ve dosyaların takip ve denetimi de dahildir.

3.2.17. Yasal Denetimler ve İlke Denetimleri

Alkim & Afa olarak gerçekleşen tüm yasal ve ilke denetimlerinde denetim etiğine uygun şekilde şeffaf ve dürüst davranmak zorundadır. Oluşması muhtemel tüm problemler için bir üst yönetici anında bilgilendirilir.

3.2.18. Kurallara Uymama, Yasa Dışı ya da Kurallara Uymayan Davranışları Bildirmek

“Doğru olanı yapmak” ve en yüksek dürüstlük standartlarını uygulamak her çalışanın devredilemez kişisel sorumluluğudur. Şüpheye düştüklerinde çalışanlar her zaman bu Etik İlkeleri kılavuz olarak almalıdırlar.

Bu kuralların tamamına uymak ve gerektiği zaman yöneticisine, ya da İnsan Kaynakları birimine danışmak her çalışanın sorumluluğudur. Eğer uygunsa, bildirilecek konunun içeriğine göre, ihlâller daha üst seviyedeki kişilere doğrudan da iletilebilir.

Bu kurallara uymama durumunda çalışanlar işten çıkarılmayla da sonuçlanabilecek olan disiplin yönetmeliğinin uygulanması ve şartlara göre adli soruşturma ve cezai yaptırımlarla karşılaşılabilir.

Bütün şikâyetler düzgün bir şekilde araştırılacaktır. Alkim & Afa, bu bildirimler iyi niyetle yapıldığında, bildirimde bulunan çalışana karşı intikam amaçlı davranışları yasaklar ve aynı şekilde suçlanan kişinin haklarını da korur.

3.2.19. Modern Kölelik

Şirketimiz “köleliğe ve zorunlu veya zorunlu çalışma" ya da "insan ticareti" olarak tanımlanan "Modern Kölelik" nin herhangi bir alanda yer almaz, olmasına izin vermez.